Cách kiểm tra một tệp Excel lớn
Trước khi chúng tôi chỉ cho bạn cách giảm kích thước tệp Excel của bạn , trước tiên, chúng tôi muốn chia sẻ mẹo nhanh về cách kiểm tra sổ làm việc Excel.
Đối với các chuyên gia tài chính làm việc trong Dịch vụ Giao dịch hoặc Ngân hàng Đầu tư , việc xây dựng các mô hình với hàng tấn công thức, bảng và trang tính là tiêu chuẩn. Tuy nhiên, bạn càng thêm nhiều nhận xét, công thức, định dạng có điều kiện và trang tính ẩn thì tệp Excel càng nặng.
Bạn có thể dễ dàng phát hiện ra trang tính nào nặng nhất trong tệp Excel của mình . Để làm như vậy, hãy tạo một bản sao tệp Excel của bạn và làm theo các bước sau:
Mở File Explorer nơi Excel của bạn được lưu
Hiển thị phần mở rộng tên tệp trong tab “Xem”
Thay đổi phần mở rộng của bản sao tệp Excel của bạn thành “.zip”
Sau đó, mở thư mục đã nén và đi tới xl > worksheet
Sắp xếp theo kích thước
Phát hiện các trang tính Excel nặng nhất có thể giúp bạn chọn trang tính nào để bắt đầu. Ví dụ: “sheet26.xml” chiếm gần một phần ba khối lượng toàn cầu. Thông thường, nó tương ứng với n + 1 trang tính trong tệp Excel của bạn. Vì vậy, trong ví dụ trên, chúng ta có thể bắt đầu bằng cách cắt bớt trang tính thứ hai mươi bảy.
Hãy cẩn thận! Quy tắc n + 1 tính đến các trang tính ẩn. Nếu bạn có nhiều trang bị ẩn, việc tìm đúng trang có thể trở nên khó khăn. Một cách để biết chắc chắn bạn có trang tính phù hợp là lấy tên chính xác. Đây là hướng dẫn chi tiết để tìm tên của trang tính .
Bây giờ, đã đến lúc đi sâu vào bảy mẹo của chúng tôi để giảm kích thước tệp Excel:
Phát hiện các trang tính Excel nặng nhất có thể giúp bạn chọn trang tính nào để bắt đầu. Ví dụ: “sheet26.xml” chiếm gần một phần ba khối lượng toàn cầu. Thông thường, nó tương ứng với n + 1 trang tính trong tệp Excel của bạn. Vì vậy, trong ví dụ trên, chúng ta có thể bắt đầu bằng cách cắt bớt trang tính thứ hai mươi bảy.
Hãy cẩn thận! Quy tắc n + 1 tính đến các trang tính ẩn. Nếu bạn có nhiều trang bị ẩn, việc tìm đúng trang có thể trở nên khó khăn. Một cách để biết chắc chắn bạn có trang tính phù hợp là lấy tên chính xác. Đây là hướng dẫn chi tiết để tìm tên của trang tính .
Bây giờ, đã đến lúc đi sâu vào bảy mẹo của chúng tôi để giảm kích thước tệp Excel:
>> Tham khảo thêm: cách đồng bộ google drive với máy tính cực đơn giản, tiện lợi
Xóa định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện rất hữu ích khi bạn cần đánh dấu dữ liệu cụ thể. Nhưng nó có thể nhanh chóng làm cho tệp Excel của bạn trở nên nặng nề . Chúng tôi khuyên bạn nên xóa định dạng có điều kiện khỏi bảng tính của mình ngay sau khi bạn làm xong. Để làm như vậy, bạn phải:
- Chọn một số ô được định dạng trên trang tính của bạn
- Chuyển đến tab Trang chủ > Định dạng có điều kiện > Xóa quy tắc > Xóa khỏi các ô đã chọn
Nếu bạn muốn xóa định dạng có điều kiện khỏi tất cả các ô của mình, hãy chọn Xóa Quy tắc khỏi Toàn bộ Trang tính .
Cắt từng trang tính theo phạm vi đã sử dụng của nó
Bạn có biết rằng trang tính Excel có thể có tới một triệu hàng không? Một cách tốt để giảm kích thước tệp Excel của bạn là loại bỏ các hàng và cột trống. Đây là cách để làm điều đó:
- Chọn tất cả các hàng và cột không sử dụng (Phím tắt = Ctrl + Shift + Mũi tên Phải / Xuống )
- Nhấp chuột phải> Xóa
>> Đọc thêm: Hướng dẫn chi tiết cách đoạn trong word
Loại bỏ các công thức không cần thiết
Tất cả chúng ta đều sử dụng công thức Excel để thao tác và kết hợp dữ liệu động. Nhưng chúng ta thường quên xóa chúng khi không còn cần thiết nữa.
Đảm bảo thay thế các công thức của bạn bằng các giá trị của chúng để giảm kích thước tệp và lưu giữ dữ liệu của bạn. Đây là một cách nhanh chóng để làm điều đó:
- Chọn các ô bạn đang làm việc (bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính của mình)
- Sao chép và Dán Đặc biệt: Giá trị
Điều này cũng sẽ loại bỏ các siêu liên kết khiến tệp của bạn trở nên nặng nề.
Nén ảnh trong Excel
Nguyên tắc vàng là tránh có ảnh trong Excel. Nếu bạn phải sử dụng hình ảnh, cách tốt nhất là luôn nén chúng lại. Đây là cách thực hiện:
- Chọn hình ảnh bạn muốn làm sáng
- Chuyển đến tab Định dạng Ảnh
- Bấm vào Nén
- Chúng tôi khuyên bạn nên bỏ chọn hộp đầu tiên Chỉ áp dụng trên ảnh này để nén tất cả ảnh bên trong tệp Excel của bạn
- Tùy chọn: bạn có thể chọn độ phân giải bạn muốn (chúng tôi khuyên bạn nên gửi email).
Xóa định dạng dữ liệu
Định dạng cho phép mắt cấu trúc thông tin một cách tự nhiên. Tuy nhiên, việc định dạng dữ liệu cũng khiến các trang tính của bạn bị ảnh hưởng nặng nề . Nếu bạn gặp khó khăn khi tải tệp, chúng tôi khuyên bạn nên xóa định dạng của mình. Làm theo một số bước đơn giản sau:
- Chọn tất cả các hàng, cột và ô được định dạng không chứa dữ liệu
- Trang chủ > Chỉnh sửa > Xóa định dạng
Xóa Watches
Những người làm việc trên các tệp lớn với nhiều trang tính và công thức biết đồng hồ là gì (không phải đồng hồ đeo trên cổ tay của bạn!) Nhiều đồng hồ sẽ đè nặng bảng tính của bạn. Khi bạn đã hoàn thành chúng, một phương pháp hay là xóa chúng khỏi tệp của bạn:
- Chuyển đến tab Công thức > Cửa sổ Xem
- Chọn tất cả và nhấp vào Xóa
QUAN TRỌNG: Chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng bước này cuối cùng, vì nó có thể phá vỡ công thức và không thể đảo ngược! Tạo một bản sao trước.
Hãy bắt đầu với trang tính!
- Nhấp chuột phải vào một trang tính
- Chọn Hiện
- Lặp lại các bước trước đó cho mọi trang tính
Bây giờ chúng ta hãy làm tương tự với các cột và hàng:
- Chọn toàn bộ trang tính của bạn ( Ctrl + A )
- Nhấp chuột phải vào hàng / cột của bạn
- Nhấp vào Hiện
Bây giờ bạn có thể xem toàn bộ tệp Excel của mình, bạn có thể xóa tất cả các trang tính, cột và hàng không cần thiết. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng kiểm tra tệp Excel của mình để phát hiện các trang tính nặng bằng phương pháp chúng tôi đã sử dụng ở đầu bài viết.
Giảm kích thước tệp Excel của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột
Tại UpSlide, chúng tôi thích làm việc trên các tệp nhẹ. Đó là lý do tại sao chúng tôi tạo ra một tính năng phù hợp với bạn: Smart Clean ! Nó áp dụng tất cả các mẹo trên trong chớp mắt. Một cú nhấp chuột vào tab UpSlide trong Excel và tệp của bạn sẽ nhẹ như lông hồng.
Tính năng này có thể giảm kích thước tệp Excel của bạn lên đến 99% trọng lượng ban đầu!
