Biết cách kết hợp nhiều tệp PDF thành một tệp duy nhất thật dễ dàng và có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ: bạn không muốn tạo ra một nửa tá tệp PDF cho bộ phận kế toán khi bạn có thể cung cấp một tài liệu thống nhất. Hoặc có thể bạn có bốn hoặc năm phần của báo cáo mà bạn đã in để tách các tệp PDF khỏi Word, Excel và trình chỉnh sửa ảnh. Làm thế nào để bạn đưa tất cả chúng vào một tệp duy nhất? Những câu hỏi này càng trở nên cấp bách hơn đối với những người làm việc tại nhà và những người cố gắng sử dụng không cần giấy tờ vì PDF dễ dàng thay thế các tài liệu vật lý. Mọi người cần biết cách tổ chức và quản lý chúng.
Nếu bạn sử dụng máy Mac, bạn có công cụ duy nhất cần thiết đã được tích hợp sẵn trong hệ điều hành macOS . Điều đó nói rằng, bạn có thể tìm thấy các giải pháp linh hoạt và đầy đủ tính năng hơn nếu bạn mua các ứng dụng thương mại của bên thứ ba.
Nếu bạn sử dụng Windows, bạn cần các ứng dụng của bên thứ ba — điều tốt là có một số tùy chọn mã nguồn mở miễn phí thực hiện công việc này.
Với bất kỳ hệ điều hành nào, bạn luôn có thể sử dụng một ứng dụng trực tuyến kết hợp và chỉnh sửa các tệp PDF đã tải lên, nhưng tôi rất lo lắng về việc sử dụng gần như tất cả chúng. Một số trang web này dường như không có kế hoạch kinh doanh khả thi và các dịch vụ chỉnh sửa PDF của họ cung cấp cho họ khả năng thu thập dữ liệu trong tệp của bạn, bao gồm cả siêu dữ liệu vô hình, có khả năng nhận dạng bạn và hệ thống của bạn. Bạn có thể không muốn cung cấp siêu dữ liệu đó cho một trang web mà bạn không biết gì về nó và trang web đó có thể thu lợi từ dữ liệu của bạn theo những cách bạn không thích. Tôi đưa ra một ngoại lệ đối với quy tắc này: Dịch vụ hợp nhất PDF miễn phí của Adobe(Mở ra trong một cửa sổ mới)
>> Xem thêm: cách tắt máy tính nhanh chỉ với 3 bước
Cách kết hợp các tệp PDF trong Windows
Khi bạn cần kết hợp các tệp PDF trong Windows, bạn có thể ước mình có một máy Mac vì ứng dụng Xem trước chỉ dành cho macOS sẽ hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng. Windows 10 cho phép bạn xem các tệp PDF trong trình duyệt Edge, nhưng nó không cho phép bạn làm bất cứ điều gì với chúng.
.Để hợp nhất hoặc quản lý các tệp PDF trong Windows, bạn cần một ứng dụng năng suất miễn phí nhưng có giới hạn của bên thứ ba hoặc một trong nhiều ứng dụng thương mại được thiết kế tốt.
PDFsam
Nếu nhu cầu quản lý PDF của bạn là ít, hãy cài đặt PDFsam mã nguồn mở miễn phí(Mở ra trong một cửa sổ mới). Nếu bạn muốn có phiên bản Cơ bản miễn phí, hãy bỏ chọn tùy chọn trong trình cài đặt để tải xuống phiên bản Nâng cao, miễn phí để xem trước nhưng có giá 59 đô la mỗi năm để giữ lại. Giao diện rộng rãi cho phép bạn chọn giữa các chức năng như hợp nhất và chia nhỏ các tệp PDF. Một tính năng tiện lợi khác kết hợp hai tài liệu PDF, xen kẽ giữa các trang từ mỗi tệp, vì vậy bạn có thể tạo một tệp PDF duy nhất từ các tệp PDF riêng biệt chứa các trang trước và sau của tài liệu gốc hai mặt.
Đừng mong đợi một giao diện dễ sử dụng như các chế độ xem hình thu nhỏ trong Adobe Reader và phần mềm thương mại khác. Với PDFsam, bạn hợp nhất hai tệp PDF bằng cách kéo chúng vào một cửa sổ để thêm chúng vào danh sách. Bạn sắp xếp lại danh sách bằng cách kéo các dòng riêng lẻ. Bạn có thể chỉ định phạm vi trang từ mỗi tệp PDF, nhưng bạn sẽ phải tìm ra trang nào bạn muốn bằng cách xem tài liệu trong một ứng dụng riêng biệt như Microsoft Edge hoặc Adobe Reader. May mắn thay, bạn có thể mở tệp PDF trực tiếp từ danh sách tệp trong PDFsam.
Các tính năng tùy chọn bao gồm khả năng thêm một trang trống vào cuối tệp PDF với số trang lẻ, vì vậy tài liệu tiếp theo trong tệp PDF đã hợp nhất sẽ bắt đầu trên trang bên phải. Bạn cũng có thể thêm chân trang vào mọi trang của tài liệu đã hợp nhất. Một tính năng khác cho phép bạn hợp nhất các dấu trang và các trường biểu mẫu từ các tệp gốc. Khi bạn đã sẵn sàng hợp nhất các tệp PDF, chỉ cần nhấp vào nút Chạy. PDFSam có sẵn cho các phiên bản Linux dựa trên macOS và Debian.
>> Xem thêm: cách tắt camera trên zoom trên máy tính và điện thoại
PDF Merger & Splitter
Một ứng dụng phần mềm miễn phí thay thế có sẵn từ Microsoft Store là PDF Merger & Splitter(Mở ra trong một cửa sổ mới), từ một công ty tên là anywaySoft có trang web không cho bạn biết nhiều về chính công ty. PDF Merger & Splitter là một ứng dụng Universal Windows Platform miễn phí (thường được gọi là ứng dụng UWP) sử dụng thư viện PDFsharp mã nguồn mở để tạo tệp PDF.
So với PDFsam, bạn nhận được ít tùy chọn hơn và giao diện kém thân thiện hơn, nhưng ứng dụng vượt trội hơn PDFsam ở khả năng làm cho tất cả các tệp PDF mà bạn kết hợp có một kích thước trang duy nhất. PDFsam chỉ cho phép bạn buộc tất cả các trang có cùng kích thước với trang đầu tiên, trong khi PDF Merger & Splitter cũng cho phép bạn buộc tất cả các trang phải có cùng kích thước với trang lớn nhất hoặc kích thước được sử dụng bởi nhiều trang nhất. Tôi thực sự khuyên bạn nên PDFsam, nhưng PDF Merger & Splitter rất đáng có cho một tính năng này.
Trình chỉnh sửa PDF-Xchange, ABBYY FineReader, Adobe Acrobat DC
Nếu bạn muốn các dấu hiệu trực quan tốt hơn khi hợp nhất các tệp PDF, bạn cần một ứng dụng thương mại cho phép bạn xem tệp PDF được kết hợp trước khi lưu vào đĩa và cũng hiển thị hình ảnh thu nhỏ để bạn có thể kéo chúng lên xuống trong thanh bên và sắp xếp lại các trang. Bạn có thể sử dụng hầu hết mọi phần mềm chỉnh sửa PDF, từ Trình chỉnh sửa PDF-Xchange có giá vừa phải từ Phần mềm theo dõi hoặc chọn một trong những ứng dụng Lựa chọn của trình biên tập của chúng tôi như ABBYY FineReader 15 hoặc Adobe Acrobat DC.
Tất cả các ứng dụng này cho phép bạn kết hợp các tệp PDF về cơ bản theo cùng một cách. Đây là cách bạn thực hiện trong Trình chỉnh sửa PDF-XChange:
- Đi tới Tệp> Tài liệu Mới
- Chọn tùy chọn để kết hợp các tệp thành một PDF duy nhất
- Kéo các tệp bạn muốn kết hợp thành một tệp PDF duy nhất vào hộp danh sách tệp. Bạn có thể thêm nhiều loại tệp khác nhau, bao gồm PDF, tệp văn bản, hình ảnh, tài liệu Word, Excel và PowerPoint. Ứng dụng chuyển đổi tất cả các tệp thành định dạng PDF trước khi kết hợp chúng.
Khi kết hợp các tệp, bạn có thể chỉ định phạm vi trang mà bạn muốn nhập và bạn có thể tinh chỉnh kết hợp bằng cách mở nhiều tệp trong các tab riêng biệt trong Trình chỉnh sửa PDF-XChange và kéo hình ảnh thu nhỏ của trang bạn muốn từ tab nguồn sang tab mục tiêu. Nếu hình thu nhỏ không hiển thị, hãy nhấn Ctrl-T hoặc sử dụng menu View> Panes.
Cách kết hợp các tệp PDF trên máy Mac
Không giống như Windows, macOS đi kèm với các công cụ PDF tích hợp, được hỗ trợ mạnh mẽ, bao gồm cả ứng dụng Xem trước có vẻ ngoài khiêm tốn. Trong tất cả các phiên bản macOS gần đây, bắt đầu từ Catalina vào năm 2019, Finder cũng cho phép bạn tạo hoặc kết hợp các tệp PDF từ menu trong chế độ xem Thư viện (chế độ xem hiển thị bản xem trước lớn của tệp hiện tại).
Từ macOS Finder
Để kết hợp hai hoặc nhiều tệp PDF trong Trình tìm kiếm macOS, hãy chuyển sang chế độ xem Thư viện từ thanh công cụ Trình tìm kiếm hoặc trình đơn Chế độ xem dòng trên cùng.
Tiếp theo, giữ phím Command và chọn các tệp bạn muốn kết hợp.
Nhấp vào từng tệp theo thứ tự mà bạn muốn các tệp xuất hiện trong PDF kết hợp. Khi bạn chọn nhiều tệp, nút Tạo PDF xuất hiện trong bảng điều khiển ở bên phải.
Nhấp vào Tạo PDF và Trình tìm kiếm sẽ tạo một tệp PDF mới trên màn hình của bạn, chứa tất cả các tệp PDF bạn đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể chọn nhiều tệp trong Chế độ xem Danh sách của Trình tìm kiếm, sau đó nhấn Ctrl hoặc nhấp hai ngón tay để hiển thị menu theo ngữ cảnh. Chọn Tác vụ nhanh, sau đó chọn Tạo PDF.
Tốt hơn nữa, bạn không phải tự giới hạn mình trong việc hợp nhất các tệp PDF. Bạn có thể chọn nhiều hình ảnh, như tệp PNG, TIFF và JPEG, ngoài các tệp PDF hiện có và sử dụng cùng một kỹ thuật để kết hợp chúng thành một tệp PDF.
Nếu tệp PDF kết hợp mà bạn tạo từ Finder không có các trang của nó theo thứ tự bạn muốn, thì điều đó rất dễ sửa. Nhấp đúp vào tệp PDF để mở tệp đó trong ứng dụng Xem trước. Nếu hình thu nhỏ không hiển thị trong thanh bên của Xem trước, hãy chuyển đến trình đơn Xem để bật chúng, sau đó kéo các hình thu nhỏ lên và xuống thanh bên theo đúng thứ tự.
Dùng Preview App
Ứng dụng Xem trước cung cấp sức mạnh kết hợp PDF giống như Trình tìm kiếm và có thể dễ sử dụng hơn cho các tác vụ phức tạp. Để kết hợp hai hoặc nhiều tệp PDF trong Xem trước, hãy bắt đầu bằng cách tạo bản sao của một trong các tệp và làm việc với bản sao. Bước này là một biện pháp phòng ngừa cần thiết vì Xem trước lưu tệp khi bạn làm việc và nếu kết quả không như bạn muốn, bạn sẽ cần thực hiện một số thao tác lạ mắt để lấy lại tệp gốc.
Mở tệp trùng lặp. Kéo các tệp PDF bổ sung vào thanh bên và thả chúng vào vị trí trong tệp mà bạn muốn. Bạn có thể di chuyển chúng đến đầu hoặc cuối hoặc giữa hai trang hiện có bất kỳ. Nếu bạn đặt sai vị trí, bạn có thể kéo một hoặc nhiều hình thu nhỏ đến vị trí chính xác và bạn có thể xóa bất kỳ trang nào bạn không muốn.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn chỉ muốn hợp nhất một vài trang từ tệp PDF thứ hai? Mở tệp đó trong một cửa sổ PDF khác và kéo các hình thu nhỏ mà bạn muốn vào tệp PDF đầu tiên của mình. Như mọi khi trong macOS, bạn có thể Shift-click để chọn một loạt trang liên tục hoặc Cmd-click vào nhiều trang để chọn các trang từ bất kỳ đâu trong tệp. Nếu một số trang được nhập sai hướng, hãy sử dụng thanh công cụ của Xem trước để xoay chúng.
Đôi khi Xem trước hoạt động theo những cách dường như không thể đoán trước khi lưu tệp, vì vậy, khi bạn sắp xếp các trang kết hợp theo ý muốn, hãy chọn Tệp> Xuất sang PDF và lưu tệp PDF đã hợp nhất dưới tên riêng của nó. Bạn cũng có thể chọn Tệp> Đóng và làm theo lời nhắc để lưu tệp đã hợp nhất dưới tên của tệp mà bạn đã bắt đầu, nhưng an toàn nhất là sử dụng tùy chọn Xuất sang PDF.
Giống như Finder, Xem trước cho phép bạn hợp nhất bất kỳ tệp nào mà Xem trước có thể hiển thị thành một tệp PDF hiện có. Điều đó có nghĩa là bạn có thể bao gồm PNG, TIFF, JPEG và các định dạng hình ảnh tiêu chuẩn khác. Nhưng nếu bạn muốn tạo một tệp PDF có chứa tài liệu Word hoặc trang tính Excel thì sao? Bạn không thể kéo các tài liệu đó vào Xem trước, nhưng bạn có thể in các tệp đó sang PDF bằng menu In của Word và Excel. Các tệp PDF kết quả có thể được sử dụng để hợp nhất.
PDFsam và Ứng dụng thứ 3
Nếu Xem trước không cung cấp tất cả các tính năng bạn cần, bạn có thể sử dụng các tính năng tinh chỉnh ấn tượng được cung cấp bởi ứng dụng PDFSam mã nguồn mở miễn phí (được đề cập trong phần về hợp nhất các tệp PDF trong Windows). PDFSam hoạt động theo cùng một cách trong macOS cũng như trong Windows.
Ngoài ra, nếu bạn có ứng dụng thương mại của bên thứ ba như Adobe Acrobat, bạn có thể hợp nhất các tệp PDF theo cách giống như cách bạn hợp nhất chúng trong Xem trước. Bạn cũng có thể kéo trực tiếp các tệp ở bất kỳ định dạng tệp nào mà Acrobat biết cách chuyển đổi thành PDF, bao gồm các trang web HTML, tệp văn bản thuần túy, tài liệu Word và trang tính Excel. Ngoài ra, Acrobat cho phép bạn tạo một tệp PDF hoàn toàn mới từ một hoặc nhiều định dạng bên ngoài tương tự. Chỉ cần sử dụng menu Tệp> Tạo và làm theo lời nhắc.
Kết hợp các tệp sử dụng Foxit PhantomPDF
Foxit PhantomPDF là một giải pháp tiện dụng được phát triển với một tập hợp các chức năng nâng cao cho PDF. Các công cụ có sẵn để chỉnh sửa PDF, công cụ bảo mật và các ứng dụng có giá trị khác. Khả năng của nó có thể thực hiện hợp nhất nhiều tệp PDF chỉ trong một vài cú nhấp chuột đơn giản. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn chuyển đổi PDF sang các định dạng tài liệu khác hoặc ngược lại. Dưới đây được đề cập là các bước mà bạn phải làm theo để Foxit kết hợp PDF.
Cách sử dụng Foxit PhantomPDF
- Trước tiên, hãy tải xuống Foxit trên trang web chính thức của nó và cài đặt nó trên PC của bạn.
- Sau khi cài đặt, khởi chạy Foxit PhantomPDF và mở tệp PDF bằng cách nhấp vào menu “Tệp”. Sau đó chọn “Tạo” và nhấp vào “Từ Nhiều tệp”. Từ cửa sổ mới sẽ xuất hiện, hãy nhấp vào chọn “Hợp nhất nhiều tệp thành một tệp PDF.”
- Trong phần “Chuyển đổi”, bạn có thể mở tệp PDF bằng cách đi tới tùy chọn “Kết hợp tệp”. Sau đó, nhấp vào “Thêm tệp…” và nhấp lại vào nút “Thêm tệp…” để tiếp tục.
- Bạn cũng có thể nhấp vào “Thêm thư mục” thay vì “Thêm tệp…” để mở PDF. Một cửa sổ khác sẽ xuất hiện, cho phép bạn duyệt các tệp của mình.
- Sau khi bạn thêm tệp PDF của mình vào Foxit, tất cả các tệp đều được liệt kê với tên và thông tin của chúng. Bạn cũng có thể sắp xếp lại chúng và xóa các tệp không mong muốn. Sau khi hoàn tất, hãy nhấp vào nút “Chuyển đổi” để bắt đầu.
- Cuối cùng, tạo hoặc chỉnh sửa tệp PDF của bạn, một cửa sổ mới sẽ bật lên hỏi vị trí và tên tệp ưa thích của bạn. Sau đó, nhấp vào nút “Lưu” để hoàn tất.
