Tìm hiểu tất cả các cách tốt nhất để lọc dữ liệu trong bảng tính Excel của bạn, giúp phát hiện các xu hướng và mẫu dễ dàng hơn.
Vì vậy, bạn có hàng nghìn hàng dữ liệu trong một trang tính Excel và bạn muốn quét qua các hàng để tìm một mẫu trong các cột của dữ liệu.
Bạn biết rằng bạn cần một bộ lọc Excel để giúp bạn làm điều đó, nhưng bạn không biết làm thế nào để xử lý nó. Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về tất cả các cách tốt nhất để lọc trang tính Excel của bạn và hiển thị dữ liệu bạn cần.
Cách lọc trong Excel
Giả sử bạn có một trang tính Excel với ba cột: nhóm tuổi, khu vực và số lượng bán hàng. Trong trường hợp đó, bộ lọc Excel có thể hữu ích khi bạn muốn xem hiệu suất bán hàng của mình trong một khu vực đã chọn, dựa trên một nhóm tuổi cụ thể.
Bộ lọc Excel cũng có thể hữu ích khi bạn muốn tạo một nhóm nhỏ hơn trước khi vẽ dữ liệu Excel của bạn trên biểu đồ .
Chúng ta hãy xem xét các phương pháp sau để lọc dữ liệu trong Excel.
Cách lọc dựa trên danh mục
Khi bạn mở biểu dữ liệu của mình, trên ruy-băng Excel, hãy bấm Dữ liệu .
Tiếp theo, định vị nhóm Sắp xếp & Bộ lọc và nhấp vào Bộ lọc . Thao tác này sẽ đặt một nút thả xuống trên mỗi cột trong biểu dữ liệu của bạn.
Ví dụ: nếu dữ liệu của bạn có cột giới tính, là một biến phân loại, bạn có thể quyết định lọc dữ liệu của mình để chỉ xem các mục nhập nữ.
Thao tác đó lọc dữ liệu dựa trên danh sách nữ hoặc bất kỳ dữ liệu phân loại nào mà bạn lựa chọn. Sau đó, bạn có thể kiểm tra góc dưới bên trái của tệp Excel để xem số lượng bản ghi trên bộ lọc cụ thể đó.
Bạn cũng có thể sử dụng phần Và / Hoặc để thêm bộ lọc thứ hai cho các số của mình.
Nhấp vào OK khi bạn hoàn tất.
Rất nhiều tùy chọn bộ lọc dựa trên số có sẵn. Bạn có thể chơi xung quanh chúng để xem chúng hoạt động như thế nào.
>> Xem thêm: Các cách bảo vệ nhà trong Coin Master hiệu quả
Cách sử dụng bộ lọc nâng cao trong Excel
Phương pháp lọc nâng cao của Excel cung cấp một cách lọc dữ liệu linh hoạt hơn. Với bộ lọc nâng cao, bạn có thể tách kết quả đã lọc của mình khỏi dữ liệu nguồn bằng cách dán trong cùng một trang tính hoặc trong một trang tính Excel mới.
Để sử dụng bộ lọc nâng cao, hãy tạo một cột mới ở cạnh bên phải của trang tính của bạn. Cột mới này là nơi bạn đặt tiêu chí lọc của mình. Bạn có thể để một khoảng trống giữa cột tiêu chí này và cột cuối cùng của dữ liệu nguồn để phân tách chúng nếu bạn muốn.
Trong cột tiêu chí, hãy nhập tên chính xác của cột dữ liệu nguồn mà bạn muốn lọc; một giải pháp thay thế tốt hơn là sao chép và dán tiêu đề cột để tránh nhầm lẫn.
Trong hàng tiếp theo, hãy nhập giá trị bạn muốn lọc dữ liệu của mình cho cột đó. Ví dụ: nếu bạn muốn xem dữ liệu cho tất cả nam giới trong cột giới tính của dữ liệu nguồn, hãy nhập “nam” bên dưới “giới tính” trong phần tiêu chí của bạn.
Bạn có thể tạo nhiều cột tiêu chí để lọc nếu muốn. Để làm điều đó, hãy sao chép tên cột bạn muốn từ dữ liệu chính và dán chúng sau cột tiêu chí đầu tiên của bạn.
Bên dưới mỗi tiêu đề cột, hãy nhập giá trị dữ liệu bạn muốn lọc.
Bạn có thể sử dụng các hàm Boolean trong Excel như nhỏ hơn (<) hoặc lớn hơn (>) làm tiêu chí lọc số.
Khi bạn đã làm theo quy trình ở trên, hãy chọn Dữ liệu trong ruy-băng Excel. Trong nhóm Sắp xếp & Lọc , bấm Nâng cao .
Trong menu mở ra, hãy nhấp vào mũi tên lên bên cạnh trường Phạm vi danh sách và chọn phần dữ liệu bạn muốn lọc. Hoặc bỏ qua trường Phạm vi danh sách nếu bạn muốn áp dụng bộ lọc cho tất cả dữ liệu của mình.
Tiếp theo, đặt con trỏ của bạn trong trường Phạm vi tiêu chí và đánh dấu các cột tiêu chí bạn đã tạo trước đó: tiêu đề và giá trị.
Nhấp vào OK để áp dụng bộ lọc.
Cách dán các kết quả đã lọc bằng phương pháp lọc nâng cao
Như chúng tôi đã đề cập trước đó, bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc nâng cao để tách kết quả của mình và dán nó vào một nơi khác trong cùng một trang tính hoặc trong một trang tính Excel mới.
Để làm điều đó, hãy lặp lại quy trình ở trên để lọc dữ liệu bằng phương pháp nâng cao. Tuy nhiên, lần này, trong menu Bộ lọc Nâng cao , hãy chọn Sao chép vào vị trí khác .
Tiếp theo, đặt con trỏ của bạn trong trường Sao chép vào và chọn bất kỳ ô nào trong trang tính Excel của bạn, sau đó bấm OK .
Thao tác này sao chép kết quả đã lọc và dán nó vào vị trí đã chọn trong trang tính Excel của bạn.
Cách xem kết quả đã lọc với các cột đã chọn trong Excel
Nếu bạn chỉ muốn xem các cột đã chọn trong dữ liệu đã lọc, hãy đánh dấu các tiêu đề cột đó và sao chép chúng.
Tiếp theo, dán các tiêu đề vào bất kỳ đâu trong cùng một trang tính, nơi bạn muốn xem kết quả đã lọc của mình.
Lặp lại quy trình trên để tách các kết quả đã lọc bằng phương pháp lọc nâng cao. Nhưng lần này, khi bạn đến trường Sao chép vào , hãy đánh dấu các tiêu đề bạn đã dán.
Sau đó bấm OK để xem kết quả đã lọc bên dưới các tiêu đề này.
Cách sử dụng bộ lọc nâng cao để dán kết quả đã lọc vào trang tính Excel mới
Nếu bạn muốn dán dữ liệu kết quả vào một trang tính mới, hãy nhấp vào nút Thêm ( + ) ở góc dưới bên trái của trang tính Excel để mở trang tính mới.
Bấm vào bất kỳ ô nào trong trang tính mới để kích hoạt nó.
Chọn Dữ liệu từ ruy-băng, sau đó nhấp vào Nâng cao để làm bật lên menu Bộ lọc Nâng cao . Chọn tùy chọn Sao chép sang vị trí khác .
Đặt con trỏ của bạn vào trường Phạm vi danh sách và chuyển đến trang tính chứa dữ liệu nguồn. Sau đó, đánh dấu toàn bộ dữ liệu nguồn.
Tiếp theo, đặt con trỏ của bạn vào trường Phạm vi tiêu chí , đánh dấu tiêu chí bạn đã tạo trước đó trong bảng dữ liệu nguồn.
Chọn trường Sao chép vào . Sau đó chọn lại ô bất kỳ trên trang tính mới. Bấm OK để dán kết quả đã lọc vào trang tính mới.
Lưu ý: Để điều này hoạt động, hãy đảm bảo bạn kích hoạt trang tính đích bằng cách nhấp vào ô bên trong nó trước tiên.
Khai thác tối đa bộ lọc Excel
Mặc dù có các tùy chọn khác để lọc dữ liệu, nhưng Excel là một trong những công cụ năng suất linh hoạt nhất. Mặc dù các bộ lọc trong Excel có thể hơi khó hiểu, nhưng thật dễ dàng khi bạn thành thạo các thủ thuật này.
Chúng tôi đã thảo luận về các cách phổ biến nhất để lọc dữ liệu trong Excel ở đây, nhưng thậm chí còn có nhiều tùy chọn nâng cao hơn nếu bạn sử dụng bộ lọc nâng cao. Khi nói đến việc phân tích dữ liệu đã lọc, bạn cũng có thể cần sử dụng công thức Excel.
